¿Existen reuniones productivas? Si te preguntas esto es porque como muchas otras personas, sueñas con pasar menos tiempo en reuniones cuando estamos en el trabajo y más solucionando problemas reales. ¿Por qué? Las reuniones son un mal de muchas personas, que vemos en ellas una pérdida de energía, tiempo e incluso de ilusión.

¿Otra reunión? ¿Por qué no me han enviado un email en lugar de hacerme perder este tiempo? A veces nos preguntamos esto, desesperados, sobre todo cuando las reuniones son además por videollamada, y ni siquiera hemos tenido tiempo de levantarnos de la silla en varias horas.

Muchas veces convocamos reuniones, admitámoslo, por el simple hecho de estar con otras personas, y no tanto por la productividad del encuentro. Y a pesar de tener tantas plataformas disponibles, y a mucha gente entrenada en su uso después de la pandemia, la verdad es que no hemos conseguido que la colaboración aumente.

El propósito de una reunión es fundamentalmente lograr un acuerdo con un grupo de personas o tomar una decisión compartida. Lo sorprendente es que muchas veces salimos de las reuniones con la impresión de que el acuerdo que se ha tomado es volátil y de que nos han impuesto una decisión, pero no hemos participado en ella o no hemos podido expresar nuestro punto de vista, ya sea por la gestión del tiempo, por timidez personal o porque otros han colapsado la intervención.

Veamos qué nos puede ayudar a ser más efectivos y ágiles en nuestras reuniones y cómo podemos conseguir que sean más productivas. Os presento algunas herramientas:

1. Las 5 P de las reuniones.

Las 5 P’s de las reuniones es un canvas muy sencillo y que repasa algunas cuestiones de sentido común, que a veces olvidamos a la hora de organizar reuniones: Propósito, preparación, personas, procesos y producto de la reunión.

Las 5 Ps de las reuniones

Son cinco áreas clave a las que debemos prestar atención para conseguir que nuestra reunión sea un éxito de convocatoria. En el canvas de la imagen podrás ver las preguntas clave que te ayudarán a conseguir una interacción beneficiosa y productiva. Si te atreves a probarlo, no te arrepentirás. Una pequeña inversión de tiempo, pero lo mejor, ¡¡personas motivadas por asistir a tu siguiente reunión!!

De las cinco p’s me voy a centrar en la tercera, la de las personas. Cuando estés diseñando la convocatoria, intenta convocar a personas que ocupen estos cuatro roles:

  1. Responsable: Es la persona encargada de liderar la reunión, establecer la agenda, moderar las discusiones y asegurarse de que los objetivos de la reunión se cumplan.
  2. Experto: Es el individuo que posee conocimientos especializados en un área específica y brinda información relevante o responde preguntas técnicas durante la reunión.
  3. Documentador: Es la persona encargada de tomar notas durante la reunión, registrar los puntos clave, las decisiones tomadas y los puntos de acción acordados.
  4. Integrador: Es el rol de una persona que se encarga de fomentar la participación de todos los miembros del equipo, asegurándose de que todos tengan la oportunidad de expresar sus opiniones y aportar ideas.

Estos roles, representados por el acrónimo REDI, son comunes en el contexto de las reuniones y desempeñan un papel importante en el éxito y la eficacia de las mismas. Cada uno de estos roles cumple una función específica que contribuye al logro de los objetivos de la reunión y al buen funcionamiento del equipo.

2. Deconvocar, cancelar, delegar reuniones.

Si, lo que acabas de leer. ¿Qué cómo es posible que en un post sobre reuniones eficaces y ágiles me expliquen que desconvocar es una herramienta? Sí, exactamente eso.

Dejar de asistir a las reuniones no necesarias hará que puedas preparar mejor las que sí son necesarias y oportunas, por lo tanto, dispondrás de más energía, productividad y buen humor.

Esto envía un mensaje a tus compañeras, jefes y clientes. Piensa que si algunas de las reuniones que cancelas pueden sustituirse por un email, o por una breve llamada, el regalo no es solo tiempo para ti, sino tiempo de todos.

Deconvocar, cancelar, delegar reuniones.

Se trata de saber decir NO para poder decir SI a lo que más importa. Una cualidad llamada asertividad.

Dicho esto, ¿cuáles son las reuniones que difícilmente podemos cancelar o eliminar?

Reuniones evitables Reuniones inevitables
  • Reuniones informativas
  • Reuniones de seguimiento
  • Reuniones de coordinación de horarios
  • Reuniones de aprobación
  • Reuniones de toma de decisiones
  • Reuniones de creatividad e innovación
  • Reuniones de asuntos sensibles
  • Reuniones de coordinación de acciones complejas

Las reuniones que fácilmente podemos sustituir por un email serían estas:

  1. Reuniones informativas: Si el propósito principal de la reunión es compartir información, actualizaciones o informes, enviar un correo electrónico detallado con la información relevante puede ser más eficiente. Esto permite que los destinatarios revisen la información en su propio tiempo y puedan hacer referencia a ella en el futuro si es necesario.
  2. Reuniones de seguimiento: Si la reunión tiene como objetivo dar seguimiento a tareas, proyectos o actividades específicas, enviar un correo electrónico de seguimiento con los avances, los hitos alcanzados y los próximos pasos puede ser una alternativa eficaz. Esto evita la necesidad de reunirse en persona para discutir actualizaciones.
  3. Reuniones de coordinación de horarios: Si el objetivo de la reunión es simplemente coordinar horarios y programar citas o eventos, utilizar herramientas de calendario compartido y enviar invitaciones por correo electrónico puede ser más práctico. Esto permite que los participantes revisen su disponibilidad y confirmen su asistencia sin la necesidad de una reunión presencial.
  4. Reuniones de aprobación: Si la reunión se centra en obtener aprobaciones o comentarios sobre propuestas, documentos o decisiones, enviar un correo electrónico con los detalles y solicitar respuestas o comentarios puede ser más eficiente. Esto permite a los destinatarios revisar la información en su propio tiempo y proporcionar su retroalimentación de manera más flexible.

Las que, en cambio, requieren de presencia física mejor incluso que virtual son:

  1. Reuniones de toma de decisiones. Especialmente aquellas en las que los temas sean complejos y haya cierta incertidumbre que requiera analizar datos en conjunto y tomar decisiones respaldadas por actores involucrados.
  2. Reuniones de creatividad: Se trata de espacios en los que las ideas pueden surgir de la interacción humana y requieren tiempo y un espacio abierto.
  3. Reuniones de temas sensibles: son aquellos asuntos que no deben tratarse por escrito porque pueden herir la sensibilidad de los involucrados, o se trata de aspectos demasiado confidenciales que no queremos que puedan quedar expuestos a un posible hackeo del email.
  4. Reuniones de coordinación compleja: se trata de operaciones en las que intervienen varias partes, y las tareas tienen interdependencia entre ellas. Aquí, un mail escrito puede ser insuficiente o las diferentes maneras de interpretarlo pueden dar lugar a error. Por ello es conveniente dejar tiempo y convocar a las personas adecuadas.

3. Puntualidad y 30 minutos.

La puntualidad es importante, tanto para empezar, como por supuesto para acabar las reuniones. Tengo un cliente que siempre llega tarde al comienzo de las reuniones, y también algún colaborador ocasional. Siempre tienen la excusa perfecta para llegar tarde. Hay personas que gestionan así su agenda. Lo único que podemos hacer en estos casos, si la reunión es inapelable, es acabar a la hora prevista. De esta forma, recuperamos el control de nuestro tiempo, o mejor dicho, invertimos nuestra atención y energía de manera más efectiva.

La puntualidad también es importante en cuanto al tiempo destinado a tratar los temas de la reunión. Necesitamos dedicar el tiempo necesario, preverlo y estar pendientes en la reunión.

Por ello, si cuando estamos en pleno debate, no podemos concentrarnos en el contenido de la reunión y en el paso del tiempo a la vez, podemos pedir a alguien que lo haga por nosotros.

También podemos utilizar la inteligencia artificial para que controle nuestro tiempo. Alexa y Siri con su sistema de alarmas son infalibles.

Por último, una buena práctica seguida por muchos de mis clientes es limitar la duración de las reuniones a 30 minutos. Por defecto, la plataforma Teams propone reuniones de 30 minutos de duración. En algunas empresas, se ha podido comprobar que se consigue salvar mucho tiempo al reducir la disponibilidad de las salas virtuales.

Es importante tener en cuenta que los ahorros de tiempo pueden variar dependiendo de múltiples factores, como el tamaño de la organización, la frecuencia de las reuniones y la naturaleza de los temas a tratar. Las prácticas y resultados de una empresa en particular pueden diferir de otros casos. A continuación, te expongo una lista de empresas tecnológicas que han aplicado este método de 30 minutos:

Te mencionaré algunas empresas conocidas que han implementado prácticas similares:

  1. Amazon: Amazon implementa reuniones denominadas “Two Pizza” (dos pizzas) en las que se limita el número de participantes y se establece una duración de 30 minutos. El objetivo es fomentar la eficiencia y la toma de decisiones rápidas.
  2. Google: Google ha adoptado un enfoque similar al promover reuniones breves y enfocadas. Han implementado la regla denominada “Speedy Meetings” (reuniones rápidas), en la que se recomienda establecer reuniones internas con una duración de 30 minutos o menos para evitar la pérdida de tiempo y mantener la productividad.
  3. Facebook: En Facebook, se ha informado que algunas reuniones internas se limitan a 30 minutos para fomentar la eficiencia y mantener el enfoque en los temas importantes. La empresa ha buscado promover un entorno de trabajo que valore el tiempo y la productividad.
  4. Intel: En Intel, se ha puesto énfasis en limitar la duración de las reuniones internas a 30 minutos para fomentar la eficiencia y permitir a los empleados aprovechar su tiempo de manera más efectiva.

Estos son solo ejemplos de algunas empresas que han optado por limitar la duración de sus reuniones internas a 30 minutos para aumentar la eficiencia y la productividad. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la efectividad de esta práctica puede variar según el contexto y las necesidades de cada empresa.

4. Ser realista con la agenda

La experiencia de los procesos de transformación corporativa es que conllevan muchas acciones complejas, y que son nuevos para muchas de las personas implicadas… ¿Te suena? ¿Qué tienen que ver los procesos de cambio con las reuniones efectivas?  Que normalmente la gestión ejecutiva e incluso la gestión de proyectos de cambio supone dejar espacio para todas estas reuniones que surgirán inevitablemente en el proceso de cambio. Explicar, comunicar, negociar, y hacerlo en persona son actividades cuyo tiempo ha de estar previsto de antemano en la agenda. Las personas más efectivas son aquellas que dejan espacios en su agenda para poder jugar con las reuniones e imprevistos que surgirán sí o sí no solo por el día a día, sino por procesos estratégicos. Hemos de valorar aquí que el ritmo del cambio puede venir marcado por el ritmo de las personas que más lento lo asimilen, y que más atención necesiten. Planificar de antemano estos retrasos y dejar espacios para reuniones en las que lograr acuerdos, harán que nuestra agenda esté bien diseñada y además consigamos nuestros objetivos.

5. Nemawashi

Arriba dijimos que la razón de convocar una reunión es o bien llegar a un acuerdo entre varias partes o tomar una decisión compartida. Aquí es donde entra el Nemawashi, una técnica japonesa.

NemawashiEl significado literal via Wikipedia de nemawashi https://es.wikipedia.org/wiki/Nemawashi es “revolver las raíces”, es decir, cavar alrededor de las raíces del árbol/planta para hacer el trasplante. En la actualidad se denomina nemawashi al proceso mediante el cual se hacen consultas previas antes de proponer un cambio en una empresa. Los japoneses buscan siempre el consenso y la armonía, el uso del nemawashi les permite eliminar discrepancias y llegar a un acuerdo con el que esté contento todo el mundo.

Esta manera de plantear las reuniones nos hace planificar también el camino para llegar a un acuerdo en una reunión. En el mundo occidental creemos que en una reunión podemos plantear un problema y salir de la misma con una solución bajo el brazo. Y estamos equivocados. Muchos acuerdos requieren de varias reuniones para producirse. Por eso, siendo más modestos, podemos trabajar esos acuerdos haciendo varias rondas con las diferentes partes implicadas por separado y cuando hemos podido encontrar el consenso en todas ellas, entonces llega el momento de reunirnos para rubricar el acuerdo.

Por último, si deseas saber algo más o seguir aprendiendo a dominar el arte de las reuniones, te recomiendo las siguientes lecturas:

  1. “Reuniones que matan: Cómo evitar las reuniones innecesarias y mejorar las productivas” de Patrick Lencioni (traducción al español): En este libro, Lencioni explora las reuniones ineficaces y ofrece estrategias para evitar las reuniones innecesarias y mejorar las que sí son productivas.
  2. “Reuniones eficaces:25 herramientas para lograr reuniones productivas” de Kevin M. Hoffman (traducción al español): Hoffman proporciona herramientas y técnicas prácticas para diseñar y facilitar reuniones más efectivas y significativas.
  3. “Sin reuniones y otros cuentos: Cómo transformar tus reuniones en un recurso estratégico” de Inés Temple: Este libro ofrece consejos y enfoques prácticos para transformar las reuniones en una herramienta estratégica, aprovechando al máximo el tiempo y generando resultados significativos.
  4. “Reuniones inteligentes: 52 acciones clave para conseguir reuniones efectivas” de Jo Owen (traducción al español): Owen presenta 52 acciones clave para llevar a cabo reuniones más efectivas y aprovechar el tiempo y los recursos de manera más productiva.
  5. “Death by Meeting” de Patrick Lencioni: Este libro aborda el problema común de las reuniones ineficaces y propone un enfoque práctico para transformarlas en encuentros productivos y significativos. Lencioni ofrece consejos sobre cómo estructurar diferentes tipos de reuniones y cómo aprovechar al máximo el tiempo de cada una.
  6. “Read This Before Our Next Meeting” de Al Pittampalli: En este libro, Pittampalli desafía las convenciones tradicionales de las reuniones y propone un enfoque más efectivo para la toma de decisiones y la colaboración en el entorno laboral. Se centra en la necesidad de enfocarse en resultados y evitar las reuniones que solo sirven para generar más reuniones.
  7. “Meeting Design: For Managers, Makers, and Everyone” de Kevin M. Hoffman: Este libro ofrece una perspectiva detallada sobre cómo diseñar reuniones efectivas y significativas. Hoffman explora los fundamentos del diseño de reuniones y proporciona herramientas y técnicas prácticas para planificar y facilitar encuentros que generen resultados tangibles.
  8. “No More Pointless Meetings: Breakthrough Sessions That Will Revolutionize the Way You Work” de Martin Murphy: Murphy aborda el problema de las reuniones inútiles y propone soluciones para hacer que las reuniones sean más valiosas y eficientes. El libro incluye estrategias prácticas y ejemplos de cómo optimizar el tiempo y la productividad en las reuniones.
  9. “Making Meetings Matter: How Smart Leaders Orchestrate Powerful Conversations in the Digital Age” de John L. Davis: Davis ofrece ideas y estrategias para aprovechar al máximo las reuniones en la era digital. Explora cómo las tecnologías digitales pueden mejorar la colaboración y cómo los líderes pueden facilitar conversaciones efectivas y significativas en un entorno cada vez más conectado.

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