Reuniones virtuales motivadoras

Según  G2, y siempre a partir de reviews de los usuarios, las plataformas líderes son zoom, webex (cisco), Skype, Gotomeeting, Microsoft Teams , Google Meet, Adobe Connect, Join Me y Blue Jeans. Todas ellas comparten muchas características, como la posibilidad de disponer de una versión gratuíta y una de pago (zoom, webex, Skype, Teams). Otras son gratuitas (Hangouts y Jitsi de 8×8) y todas ellas también ofrecen a los usuarios diferentes tipos de paquetes de precios, agrupando funcionalidades como:

• Alcance al número de participantes (de 150 a 3000 en caso de Gotomeeting) hasta los 10.000 de Microsoft Teams.
• Número de usuarios y anfitriones de videoconferencias.
• Posibilidad de transmisión por streaming, chat, compartir pantallas y grabación.
• Algunas permiten la integración con otras plataformas de trabajo online colaborativo, como zoom, y también la integración en los sistemas de calendario Google o Outlook, como Jitsi, Zoom, Google, Teams, haciendo más fácil las tareas de planificar y convocar reuniones virtuales.
• La calidad de la imagen del vídeo, que en mi opinión es mejor en Zoom, Teams y Gotomeeting que en otras y la posibilidad de incorporar fondos virtuales, o difuminar el fondo, para proteger la intimidad de los participantes de la reunión o bien para crear una imagen corporativa homogénea.

Una vez elegida la plataforma de videoconferencia, en función de nuestras necesidades, las funcionalidades y el presupuesto disponible, hemos de tener claro que no es lo mismo una reunión presencial, donde existe contacto personal y podemos leer el lenguaje corporal de las otras personas de la reunión, que una virtual ya que nos comunicamos a través de una pantalla.

Según Chat gpt, es importante tener en cuenta que la disponibilidad y las características específicas pueden variar según la plataforma y el proveedor de servicios. Si estás interesado en utilizar tecnologías de IA para mejorar tus reuniones, te recomendaría investigar y evaluar las distintas opciones disponibles en función de tus necesidades y preferencias.

Por eso es importante como facilitadores o líderes de reuniones virtuales, tener en cuenta la “etiqueta “ de reunión virtual:

• Enviar un mail de convocatoria a los participantes de la reunión con la plataforma elegida, enlace, datos de conexión, id y contraseña. Es recomendable además informar sobre las pruebas de sonido y vídeo previos.
• Agenda del día, incluyendo aspectos a tratar, el tiempo asignado a cada uno de ellos y quienes están convocados. Ello facilitará las expectativas de las personas convocadas a la reunión y a ti la gestión del tiempo, además de darte la posibilidad de evitar abordar otros temas que no se habían incluidos en el orden del día, y que hacen las reuniones eternas.
• Es conveniente configurar la plataforma para que las personas se incorporen sin videos encendidos, dejándoles a ellas la opción de conectarlos a medida que estén listos.
• Proporcionar un sistema de sonido dual, por dispositivo o internet, para evitar caídas de sonido y facilitar la comunicación.
• Acordar previamente tener un co-anfitrión o co-anfitriona que te ayude a controlar los tiempos de la agenda, y te pueda sustituir si en un momento has de ausentarte de la reunión, sin necesidad de interrumpirla. No olvidemos que estamos trabajando desde casa y nuestros entornos familiares conviven con nosotros, siendo a veces difícil conciliarlos.
• No olvides cerrar la reunión una vez hayan llegado todos los participantes, por seguridad.

Una vez en la reunión, nuestra recomendación es hacer una alianza o acuerdo de grupo, con los participantes para dejar claro de manera compartida con todos cómo tratar aspectos tales como: desviaciones de tiempo, de los temas a tratar, conflictos entre participantes, qué hacer si no todos participan, y qué pasará después de la reunión.

Si lo que queremos es fomentar la participación y hacer la reunión interactiva, podemos apoyarnos en diversas herramientas que nos proporcionan las plataformas tecnológicas, como:

• Crear subgrupos de debate, para focalizar a los participantes en diferentes aspectos a trabajar.
• Hacer votaciones y encuestas para que todos opinen sobre los temas a tratar y las decisiones de grupo, no solo los más extravertidos.
• Utilizar las pizarras virtuales y plataformas virtuales de post-its para mantener la atención y demostrar escucha activa.
• Sistemas de planificación compartida, basados en gamificación, como scrum-poker en las reuniones de planificación de sprints.
• Integrar plataformas de mensajería como Slack o Zendesk en nuestra plataforma virtual para vídeo conferencias, para mantener la comunicación y el contacto con el equipo más allá de la reunión.
• En línea con lo anterior, proporcionar espacios virtuales de encuentro, como si fuera la máquina de café virtual, en la que la gente se congrega antes de una reunión, creando o diferentes foros, o reuniones en línea para que las autogestionen los empleados, con el único objetivo de socializar.
• Innovar invitando a un personaje especial. Una granja de EEUU, ofrecía a sus burritos en alquiler durante 10 minutos, por $50, como invitados para sorprender y reanimar a los participantes a las reuniones de zoom.

Además de todo esto, no olvides que la cuestión del manejo de las herramientas de las plataformas virtuales para dinamizar las reuniones y toda esta tecnología, darán una imagen actualizada y competente de ti a tu equipo, enviando así un mensaje de favorecer el cambio y la transformación digital. Pero no es lo único. Es importante ser consciente de que todo ello supone un 25% del éxito de las reuniones virtuales. El 75% restante lo componen otros aspectos plenamente humanos, como:

Y por suerte para los humanos, el 75% queda en nuestras manos. ¡No te olvides de esto y sigue desarrollando tu potencial!

En Peoplecentric ayudamos en la gestión del cambio a las organizaciones, si quieres información sobre nuestro curso en reuniones virtuales motivadoras, ¡contáctanos! Estaremos encantados de responder a tus preguntas.